Кадровая документация для физических лиц– предпринимателей

Одной из проблем, причем далеко не самой малозначительной, при проведении надзорно-контрольных мероприятий должностными лицами ГОСТРУДа ДНР является юридически правильное оформление трудовых отношений между физическими лицами – предпринимателями и их работниками. Надлежащим образом оформленный трудовой договор с наемным работником, порядок в кадровой документации позволяют предпринимателю не только чувствовать себя уверенно и не бояться проверок, но и, что очень важно, гарантируют соблюдение в сфере малого бизнеса трудовых и социальных прав самих работников.

Учитывая изложенное, Государственная инспекция по вопросам соблюдения законодательства о труде Донецкой Народной Республики информирует о некоторых вопросах ведения кадровой документации частным предпринимателем, который имеет наемных работников.

Кадровая документация регламентирует порядок использования работодателем наемного труда, реестры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.

Законодательство ориентировано на юридических лиц, однако согласно ст. 3 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ) распространяется и на физических лиц — предпринимателей (далее – частных предпринимателей).  Так, согласно статье 21 КЗоТ, они имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками, в связи с чем, не только юридические лица, но и частные предприниматели обязаны вести кадровую документацию.

При принятии наемного работника на работу частному предпринимателю нужно выполнять требования трудового законодательства, ведь если предприниматель использует труд физических лиц, то он является работодателем.

Поскольку предприниматели ведут упрощенный учет, то под кадровой документацией для них подразумеваются:

• личные карточки работников;
• приказы и заявления о приеме на работу и увольнении, перемещении, переводе, отпуске, дополнительном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы, командировках, премировании, дисциплинарных взысканиях (и др.);
• табели учета использования рабочего времени, графики сменности;
• документы, подтверждающие начисление и выплату заработной платы;
• договоры о полной материальной ответственности;
• срочные трудовые договоры с наемными работниками;
• должностные инструкции;
• трудовые договоры (в т. ч. контракты);
• графики отпусков;
• штатные расписания;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• документы на проведение медосмотра сотрудников (в случае необходимости).

Частный предприниматель может издавать приказы в произвольной форме, но с указанием обязательных реквизитов, или брать за основу либо полностью использовать образцы, утвержденные Приказом Главного управления статистики Донецкой Народной Республики от 01.12.2016 года № 143.

Трудовые книжки работников работающих у работодателей- физических лиц, после внесения записи о приеме на работу, хранятся непосредственно у работников (п. 2.11 Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденная Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16 августа 2016г. № 10-21).

Напомним, за нарушение трудового законодательства работодателю грозят финансовые санкции (статья 265 КЗоТ), а его должностным лицам — административные штрафы (статья 41 Кодекса об административных правонарушениях Украины). Кроме того, за нарушение законодательства о труде грозит уголовная ответственность (статьи 150,151 Уголовного кодекса Донецкой Народной Республики). Это в полной мере относится и к частным предпринимателям, пренебрегающим неукоснительным соблюдением законов о труде.

Комментарий предоставлен начальником отдела контроля за соблюдением законодательства о труде, общеобязательным социальном страховании, занятости населения, прав и гарантий работающих инвалидов Беседой Юлией Геннадиевной